9 dicas para você criar uma apresentação no PowerPoint e arrasar na sua apresentação em público.

Planejamento

A etapa que precede a criação de uma apresentação é de vital importância para o sucesso projeto como um todo.

Há quem argumente que sempre é possível inserir um slide a qualquer momento, para completar o que se deseja comunicar. Mas não reclame se, no final, a apresentação ficar parecida com uma colcha de retalhos.

Defina claramente a(s) mensagem(ns) que deve(m) ser transmitida(s) e procure ter em mãos (eletronicamente falando) todas as informações necessárias: dados, textos, tabelas, gráficos, imagens, vídeos, áudio e links na web. Priorize e ordena as informações de modo a permitir que a audiência compreenda claramente o que se deseja comunicar.

Evite, por exemplo, mostrar um slide que traga um dado ou conceito que só será explicado muito adiante; é provável que quando o slide com a explicação chegar, ninguém se lembre mais ao que ela diz respeito. Se algum dado não for essencial para o contexto da apresentação, não pense duas vezes e deixe-o de lado.

Descubra aqui como ganhar mais de 100 reais por dia com um blog na internet.

Em geral, somos tentados a querer adicionar um amontoado de informações como se isso fosse sinal de conteúdo adequado. Um PPT poluído ou com excesso de detalhes distrai a audiência e tira o foco do que realmente é importante.

Em resumo: muita informação, no lugar de ajudar, atrapalha. Além disso, não coloque todos os dados nos slides; manter algumas informações-chave em mãos, que serão faladas durante a apresentação, ajudam o palestrante – no caso, você – a manter a atenção da audiência e evita que você se torne um leitor de PPT.

Dica #1 - Slides fundamentais

Qualquer apresentação, por mais simples que seja, deve conter três slides fundamentais. Gastar um tempo em sua criação vai compensar: você poderá utilizá-los no Perca um tempo em sua criação, vai valer a pena.

Slides Fundamentais - Slide-mestre (Opcional)

Este slide é o que serve de pano de fundo para todas as suas apresentações. Ele pode conter, por exemplo, o logotipo de sua empresa e outra informação que seja importante, como um telefone de contato. Evite “poluir” o slide mestre.

Ainda que se possa colocar diversas informações nele, tenha em vista que, quanto mais elementos gráficos ele tiver, menos espaço vai sobrar para ser usado nos slides que devem conter a informação que você quer passar para audiências. Para abrir o slide mestre, clique em Exibição e depois clique em Slide Mestre.

Slides Fundamentais -  Slide de abertura

Esse é o primeiro slide que sua apresentação deve ter. Nele, devem contar o tema da apresentação; um subtítulo, com no máximo duas linhas, com informações adicionais; seu nome e cargo. Pode-se incluir ainda outro slide – com a informações da agenda de sua apresentação.

Slides Fundamentais - Slide de fechamento

Também conhecido como o “Muito obrigado”, este slide é importante por apresentar, como forma de reforço, seu nome e informações de contato. É simpático (e esperado) fornecer seu e-mail e telefone comercial – a não ser que você seja um vendedor, não indicamos fornecer o número do seu celular para uma platéia que você desconheça.

Dica #2 - Regras gerais de uma boa apresentação:

Não acredite em receitas milagrosas: cada apresentação é única. Contudo, existem regras fundamentais que, se não asseguram sucesso absoluto do seu PPT (isso depende muito da sua desenvoltura no momento da apresentação), podem evitar que ela seja um fracasso.

Dica #3 - Quanto menos, melhor:

Essa é uma dica que tem duas aplicações distintas já que vale tanto para o número de slides da apresentação, quanto para a quantidade de informação por slide. Uma apresentação enxuta oferece a oportunidade de maior interação entre o palestrante e a audiência. E prefira usar imagens a textos: lembre-se que uma imagem vale mais que mil palavras.

Dica #4 - Garanta visibilidade:

Não se esqueça que o que você vê na tela do computador quase sempre é diferente do que é mostrado numa apresentação em sala escura, com os projetores existentes por aí. Evite utilizar fontes (tipos de letras) com excesso de detalhes – a Arial é uma fonte comum e bem aceita – e não é preciso dizer que não se deve misturar fontes distintas em uma mesma apresentação.

Dica #5 - Efeitos e cores:

Negritos, itálicos e sublinhados devem ser evitados– eles cansam e não costumam funcionar muito bem à distância. O uso de cores também deve ser feito com cautela. O que aparece num reluzente laranja na tela do notebook pode ser exibido na tela de projeção com outro tom e confundir em vez de se destacar.

Veja dicas para escolher as cores ideias para a sua apresentação.

Opte por cores que apresentem bom contraste com a cor usada no fundo (principalmente se o slide mestre tiver alguma cor). Faça um teste de cores antes, se possível na mesma sala onde a apresentação será feita.

Dica #6 - Evite excessos:

Usar recursos multimídia, como vídeos, animações e músicas, podem tornar a apresentação mais dinâmica. Porém, tenha em mente que o importante é a mensagem que se deve passar e não o show que você fará. Se tal recurso servir para reforçar a mensagem, vá em frente; caso contrário, dispense.

Dica #7 - Cuidado com a ortografia:

A apresentação pode estar impecável, com toda a informação corretamente organizada, coesa e leve. Mas um único escorregão com a língua portuguesa pode por tudo a perder. Revise, revise e revise de novo.

Dica #8 - Cuidado com gráficos:

As imagens são mais importantes que as palavras, mas elas devem trazer informações legíveis. Um gráfico poluído ou que utilize uma escala muito pequena (ou muito grande – dependendo da informação apresentada) pode ser tão inútil quanto um parágrafo enorme e que dá sono em quem vai ler.

Dica #9 - Domine as informações (Pra mim a mais importante):

Não há nada mais irritante do que um palestrante que precisa a todo instante consultar suas anotações ou mesmo os dados dos slides para completar uma frase ou responder a uma pergunta qualquer da audiência; treine, repasse os dados tantas vezes quantas forem necessárias para que não reste dúvidas.

Mas o que acontece se eu não tiver o PowerPoint instalado em casa? Caso você não tenha não precisa recorrer ao download ilegal eu selecionei para você duas grandes alternativas ao Office, serviços online e completamente grátis, então leia agora o artigo e veja o quanto elas são realmente interessantes.

E aí?! Gostou? Espero que essas dicas melhorem as suas apresentações e que com elas você apresentações memoráveis.

Agradeço muito por ter lido até aqui, espero que realmente tenha gostado, acompanhe o blog que em breve vou criar alguns artigos para que você conheça melhor o PowerPoint.

Deixe seu comentário que estou sempre a disposição para ajudar no que eu puder, afinal conhecimento só vale a pena quando podemos passar adiante.

Bônus: Pesa que acabou? Aqui no DataInfoBlog você sempre tem mais, se quiser resumir um pouco do que foi dito acima, estude este infográfico para facilitar um pouquinho sua vida... Um abraço e bons estudos.